Van hand veranderen.
Hoe staan we ervoor?

Ongeveer een jaar geleden begon de KNHS met haar veranderproject Van hand veranderen. Wat is intussen gebeurd en hoever zijn we? Projectleider Annemarie Rietman vertelt.

Hoe het begon

Van hand veranderen volgde op de nieuwe meerjarenstrategie die de KNHS in 2018 presenteerde. Hoe zat het ook alweer precies Annemarie, met Van hand veranderen? Annemarie: ‘Aan de meerjarenstrategie 18+ was al het nodige veldwerk voorafgegaan in de fora, met het online ledenpanel en in gesprekken met mensen van naam uit de paardenwereld. Die strategie wilden we op maat in de praktijk brengen voor onze leden en verder inspelen op hun wensen en behoeften. De vraag was hoe we dat het beste konden doen, ook omdat we op punten een wat commerciëlere insteek wilden. Dat is voor ons als organisatie nog relatief nieuw. We hebben bureau Satori gevraagd om ons hierbij te helpen.’

Stappenplan

Zoals met alles in de rijkunst is Van hand veranderen verdeeld in stappen. Het eerste halfjaar van 2018 stond in het teken van leden en bijvoorbeeld ondernemers raadplegen in zogenaamde klantpanels, inspiratiessessies en het online ledenpanel. Alle input is verzameld en naast al onze KNHS-producten gelegd. ‘Zo konden we bekijken of die nog aansloten bij de behoeften van onze leden. Het was een eyeopener dat we veel al hebben, maar dat we dat nog niet altijd zichtbaar maken. Daar gaan we aan werken.’

Een aantal dingen moet worden aangepast, vertelt Annemarie. ‘Mensen horen graag ergens bij, maar willen ook graag meer inzicht in lidmaatschap en meer smaken. Ook bleek dat bijvoorbeeld nog niet altijd duidelijk is waarvoor het geld voor de startpassen nodig is. Dit jaar gaan we hard aan de slag om te kijken hoe we dit kunnen verbeteren en of we misschien een andere lidmaatschapsverdeling maken, bijvoorbeeld. Opvallend vond ik dat soms de beleving bestaat dat de KNHS duur is, maar dat leden geen concrete bedragen konden noemen. Leden mogen het gevoel hebben dat ze waar krijgen voor hun geld, dus hier gaan we ook mee aan de slag.’

Ook is veel behoefte aan kennis en leden verwachten ook dat wij die aanbieden, komt uit de raadplegingen naar voren. ‘Alle informatie lijkt tegenwoordig online te vinden te zijn en paardensport is een sport van meningen. De KNHS biedt daarin de gefundeerde informatie. Met een KNHS-academie maken we dat mogelijk. Met het opzetten daarvan zijn we al gestart.’

‘Het was een eyeopener dat we veel al hebben, maar dat we dat nog niet altijd zichtbaar maken’

Opdrachten

De werkgroep heeft uit alle informatie uit de raadplegingen terugkerende punten gekozen en daarvoor plannen gemaakt. Het directieteam keurt die goed en daarna is het volle kracht vooruit. Een keuze voor een plan kan ook betekenen dat de KNHS iets anders niet meer doet, legt Annemarie uit, omdat daar minder behoefte aan is en omdat dat de weg vrij maakt voor andere dingen. ‘We hebben eind januari met het managementteam gezeten alles doorlopen en een schifting gemaakt. Toen bleek dat we nog zaken hadden geformuleerd als projecten die dat eigenlijk niet zijn. Dat heeft te maken met de andere inrichting van ons dagelijks werk en een gestructureerdere aanpak. Ons reguliere werk wordt aangevuld met opdrachten vanuit het jaarwerkplan, zoals kijken naar een nieuwe opzet van de Hippiade of verdere ontwikkeling van de instructeursopleidingen. Die zijn allemaal verzameld in een opdrachtenlijst voor 2019. Per opdracht hebben we een opdrachtleider benoemd. Die is er verantwoordelijk voor dat het in 2019 gebeurt zoals het is vastgesteld in het MT.’

Projecten

Boven de opdrachten staan de projecten. Dat zijn er in 2019 ongeveer twintig, vertelt Annemarie. ‘Hiervoor is steeds een projectleider benoemd. Die is ervoor verantwoordelijk dat het project komend jaar wordt uitgevoerd. Per project worden een plan en een projectinitiatiedocument opgesteld. Die moeten 1 februari klaar zijn. Een projectinitiatiedocument is deel van een projectmanagementsysteem. In het document beantwoord je allerlei vragen die helder maken wat je precies gaat doen, hoe en wanneer. Daarmee kun je het project ook sturen. Het maakt ook helder hoeveel capaciteit en tijd we nodig hebben. Iedere MT-vergadering komt de projectkalender op tafel. Elk project heeft een verantwoordelijk MT-lid. Als medewerker heb je hierdoor een aanspreekpunt. Hierdoor ontstaat meer duidelijkheid en focus.’

In de projecten en de opdrachten werken we met multidisciplinaire, dus afdelingsoverstijgende teams in plaats van op één afdeling

Programma’s

De projecten vallen allemaal onder programma’s . Zo wordt duidelijk waar onze prioriteiten liggen en weet je ook of een idee of plan hier wel of niet in past. Ieder MT-lid is verantwoordelijk voor een programma. Dat is de nieuwe sturing in de organisatie. In de projecten en de opdrachten werken we met multidisciplinaire, dus afdelingsoverstijgende teams in plaats van op één afdeling. Medewerkers zijn aangesloten op basis van hun kwaliteiten in plaats van hun afdelingen. Zo kan het gebeuren dat we een collega inschakelen die bijvoorbeeld heel analytisch is. Dit alles leidt tot meer betrokkenheid, meer inzicht en meer afwisseling.’

Op deze manier werken we aan veranderingen dit jaar, volgend jaar en in 2021. Voor elk jaar staan plannen op de agenda, volgens dezelfde gestructureerde werkwijze. In 2021 moeten alle doelstellingen uit Van hand veranderen zijn gerealiseerd of in gang zijn gezet.

Meer weten?

Lees ook het interview met Adrianne van Waardenberg in deze editie over de gevolgen van Van hand veranderen voor de wedstrijdsport. Hier

Medewerkers vinden meer informatie over het project op Sharepoint.


Heb je vragen?

Mail dan naar vanhandveranderen@knhs.nl